Open Line bestaat uit een groep van vennootschappen die werkzaam zijn als dienstverlener op het gebied van informatie- en communicatietechnologie, cybersecurity en data management. Deze privacyverklaring is geldig voor de volgende groep bedrijven die onderdeel zijn van het concern van Open Line.

Contactgegevens

Voor uw vragen en opmerkingen over de bescherming van uw persoonsgegevens, kunt – voor elk van de hierboven genoemde bedrijven – met ons contact opnemen op 043 850 7340 of per e-mail: servicedesk@openline.nl.

Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

De Algemene Verordening Gegevensbescherming maakt een onderscheid tussen verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers. Een verwerkingsverantwoordelijke beslist zelf over het doel en de middelen van de verwerking van persoonsgegevens. Een verwerker doet dat niet, maar verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van een andere organisatie. De verplichtingen van een verwerkingsverantwoordelijke en een verwerker zijn verschillend. Alle bedrijven binnen het concern van Open Line zijn actief als verwerkingsverantwoordelijke en enkele bedrijven tevens als verwerker.

Verwerkingsverantwoordelijke

Alle genoemde bedrijven zijn voor onderdelen van hun bedrijfsvoering verwerkingsverantwoordelijke. Dat is bijvoorbeeld het geval bij de verwerking en het gebruik van:

• personeelsgegevens en gegevens van sollicitanten
• contactgegevens voor onze marketing, campagnes of het uitbrengen van nieuwsbrieven
• persoonlijke gegevens die u via de website of een aanmeldformulier aan ons verstrekt
• beelden die wij vastleggen via onze bewakingscamera’s rondom onze kantoorpanden
• inloggegevens als u gebruikt wanneer u in ons kantoor op ons gasten wifi-netwerk komt.
• gegevens over de aanmelding, begeleiding en beoordeling van deelnemers van opleidingen, trainingen, workshops en seminars
• gegevens van onze contactpersonen bij onze opdrachtgevers
• administratieve gegevens benodigd voor het uitvoeren van onze contracten
• contactgegevens benodigd voor het ontvangen of doen van betalingen
• gegevens benodigd om de dienstverlening te evalueren en te kunnen verbeteren;
• gegevens die nodig zijn om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Als werkgever verwerken we persoonsgegevens van onze medewerkers en sollicitanten. Ook dan zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Onze medewerkers verdienen de bescherming van hun privacy in hun werkomgeving. Tegelijkertijd moeten onze medewerkers ook de privacy van onze opdrachtgevers en hun personeelsleden waarborgen. Om die reden voeren wij voor onze medewerkers een apart privacy-beleid.

Verwerker: ICT-dienstverlener

Enkele bedrijven uit ons concern verwerken als ICT-dienstverlener ook persoonsgegevens in opdracht van andere organisaties. Onze diensten betreffen bijvoorbeeld de opslag van data in een van onze datacenters, het beheren van (delen van) uw ICT-omgeving, het monitoren van (delen van) uw ICT-omgeving voor security-doeleinden en het leveren van clouddiensten. In zo’n rol werken wij als verwerker.

Deze privacyverklaring richt zich slechts in beperkte mate op de rol van verwerker die wij vervullen bij onze dienstverlening. Als ICT-dienstverlener zijn wij onderworpen aan specifieke regels ter bescherming van uw persoonsgegevens. Het treffen van waarborgen die voor uw organisatie als opdrachtgever noodzakelijk zijn om te voldoen aan de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens is immers een belangrijk onderdeel van onze dienstverlening. Opdrachtgevers en betrokken personen moeten een zeer hoog vertrouwen in ons kunnen hebben. Onze opdrachtgevers dienen zelf steeds in overeenstemming met de AVG te handelen en dus stellen zij vanzelfsprekend ook hoge eisen aan ons als ICT-dienstverlener.

Als verwerker van persoonsgegevens sluiten wij met uw organisatie onder meer verwerkerscontracten die aan de AVG voldoen, beschikken wij over een zogeheten verwerkingenregister en passen wij hoogwaardige technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toe die aan de stand van de techniek voldoen. Schakelen wij een sub-verwerker in ten behoeve van onze dienstverlening voor uw organisatie, dan sluiten wij met die sub-verwerker eveneens een passende verwerkersovereenkomst.

De regels voor onze rol als ICT-dienstverlener worden in deze privacyverklaring niet verder uitgewerkt, maar uiteraard kunt u met ons contact opnemen met een van onze accountmanagers. Zij zijn graag bereid u daarover uitgebreid te informeren.

Corporate Privacy Officer en CISO

Binnen onze groep van bedrijven is een Corporate Privacy Officer aangesteld, die tevens als CISO verantwoordelijk is voor het adresseren van risico’s aan de directie m.b.t. de beveiliging van onze systemen en uw persoonsgegevens. Hij neemt het voortouw in het opstellen van het privacy- en beveiligingsbeleid, staat als adviseur de directie van de bedrijven met raad en daad terzijde en regelt de noodzakelijke controles in opdat wij compliant zijn met relevante wet- en regelgeving en er inzage is in de werking van de overeengekomen privacy en security maatregelen vastgelegd in de diverse beleidsdocumenten. Hij organiseert met regelmaat sessies met onze medewerkers om het privacy- en beveiligingsbewustzijn te versterken.

Functionaris voor Gegevensbescherming

Om te waarborgen dat wij de spelregels van de AVG netjes naleven, heeft de directie van Open Line een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG, in het Engels afgekort tot DPO) aangesteld. U kunt de FG van Open Line met vragen of klachten benaderen via het specifiek daarvoor opgestelde e-mail adres: fg@openline.nl.

De FG van Open Line is verplicht zijn wettelijke taken onafhankelijk uit te voeren.

In verband met de bescherming van uw privacy legt de AVG ons meerdere verplichtingen op.

Doelbinding

Wij mogen alleen voor gerechtvaardigde en welbepaalde doeleinden persoonsgegevens van u verzamelen. De doeleinden verschillen uiteraard per type persoonsgegevens. Zo verzamelen wij personeelsgegevens om de arbeidsverhouding met onze medewerkers goed te kunnen uitvoeren en wij maken camerabeelden rondom onze kantoorpanden alleen met het oog op de beveiliging van onze panden. In de diverse verwerkingsregisters die wij hebben is concreet aangegeven voor welke doelen wij gegevens verzamelen.

Wij verwerken persoonsgegevens vervolgens niet verder als dat met deze doeleinden onverenigbaar zou zijn.

Enkele voorbeelden van doeleinden die het verzamelen en het gebruik van uw gegevens door ons als verwerkingsverantwoordelijke rechtvaardigt, zijn;

• om u onze nieuwsbrief of reclamefolders toe te sturen.
• om u te kunnen laten deel nemen aan een event van ons of van een business partner van ons.
• om ons Human Resource beleid ten behoeve van onze medewerkers goed en effectief uit te voeren.
• om onze ICT-diensten voor onze opdrachtgevers goed en effectief te kunnen verlenen.
• om een klanten- en deelnemersadministratie uit te voeren, benodigd voor het uitvoeren van onze diensten, bijvoorbeeld een opleiding of cursus.
• om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten of wijzigingen binnen ons concern.
• om u de mogelijkheid te bieden een account aan te maken.
• om analyses uit te voeren op het gebruik van onze websites om inzicht te krijgen in de werking ervan.
• om de beveiliging van onze ICT-systemen zo goed mogelijk te verzekeren.
• om onverhoopte fraude te voorkomen of te onderzoeken.

Belangrijk om hier te benadrukken: wij zullen uw persoonsgegevens nooit tegen vergoeding verhandelen of aan anderen verkopen. Uw persoonsgegevens worden evenmin gebruikt in het kader van geautomatiseerde besluitvorming.

Verwerker

In de gevallen waarin wij als verwerker handelen, bepalen wij niet zelf de doeleinden van de gegevensverwerking, maar doet onze opdrachtgever als verwerkingsverantwoordelijke dat.

Verwerkingsgrond

Om uw persoonsgegevens te mogen verwerken, moeten wij als verwerkingsverantwoordelijke ook een geldige verwerkingsgrond hebben. Die gronden staan in de Algemene Verordening Gegevensbescherming opgesomd en per verwerking beoordelen wij welke verwerkingsgrond van toepassing is.

Wij verwerken en gebruiken uw persoonsgegevens op een van de volgende wettelijke verwerkingsgronden.

• Overeenkomst
  Wij verwerken uw persoonsgegevens als dat noodzakelijk is voor het aangaan en uitvoeren van een met u gesloten overeenkomst. Dat kan bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst, een inhuurcontract met een ZZP-er of een met de deelnemer van een training gesloten opleidingsovereenkomst zijn.

• Gerechtvaardigd belang
  Als wij alle belangen van u, anderen en onszelf op een faire wijze tegen elkaar afwegen, dan kunnen wij een gerechtvaardigd belang hebben om uw persoonsgegevens te verwerken. Een dergelijk gerechtvaardigd belang is ook een geldige verwerkingsgrond. Twee voorbeelden daarvan zijn onze direct marketing en het verwerken van uw persoonsgegevens met het oog op de technische en organisatorische beveiliging van onze databestanden en ICT-systemen. In die gevallen treffen wij voldoende waarborgen voor de bescherming van uw persoonsgegevens.

• Wettelijke verplichtingen
  De verwerking van uw persoonsgegevens is eveneens noodzakelijk om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen die op ons rusten. Dit geldt bijvoorbeeld voor het bewaren van uw persoonsgegevens met het oog op fiscale en andere wettelijke administratie- en bewaarverplichtingen.

• Vitale belangen
  Uitsluitend in exceptionele gevallen kan het gebruik van uw persoonsgegevens noodzakelijk zijn om vitale belangen van u of iemand anders te beschermen, bijvoorbeeld als een van onze bedrijfshulpverleners zich geplaatst ziet voor een levensbedreigende situatie.

• Uw toestemming
  Mochten wij in voorkomend geval geen beroep kunnen doen op een van de hierboven genoemde verwerkingsgronden, dan verwerken wij uw persoonsgegevens alleen nadat u daarvoor toestemming hebt gegeven. Het is belangrijk hier te noemen dat u wettelijk altijd het recht heeft uw toestemming in te trekken. Een voorbeeld van het gebruik van toestemming als verwerkingsgrond is het akkoord dat u geeft als u als gast op ons kantoor gebruik maakt van ons gratis wifi-netwerk.

Data-minimalisatie

Ons privacy-beleid is erop gericht om niet meer persoonsgegevens te verzamelen dan wij voor de geformuleerde doeleinden nodig hebben.

Kloppen uw gegevens?

Wij doen ons uiterste beste om er voor te zorgen dat uw persoonsgegevens juist zijn. Laat het ons weten als u ziet dat uw gegevens niet kloppen. Wij zullen die dan aanpassen en de onjuiste gegevens wissen.

Hoe lang bewaren we gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze verzamelen, of zo lang als de wet het vraagt. De termijnen voor wat u via de website aan ons geeft, staan bij Onze website en uw privacy. Verder hanteren wij deze termijnen:

• administratie, zoals facturen en contracten: 7 jaar, de wettelijke bewaarplicht;
• contactpersonen bij klanten, leveranciers en partners: zolang de relatie loopt, en tot 2 jaar daarna;
• nieuwsbrieven en uitnodigingen: tot u zich afmeldt;
• deelnemers aan opleidingen, trainingen en seminars: tot 2 jaar na afloop;
• camerabeelden rond onze kantoren: hooguit 4 weken, tenzij er een incident is;
• inloggegevens van het gastennetwerk: hooguit 30 dagen;
• sollicitanten: tot 4 weken na de procedure, met uw toestemming tot 1 jaar;
• medewerkers: volgens ons privacybeleid voor medewerkers.

Per categorie staan de termijnen in onze verwerkingsregisters. Wilt u er meer over weten, dan vertellen we het u graag.

Delen met anderen?

Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden, behalve wanneer dit nodig is voor de uitvoering van een met u gesloten overeenkomst, op basis van uw toestemming, wegens een gerechtvaardigd belang van ons of van een derde, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting, een rechterlijke last of een bevoegd gegeven bevel van een overheidsinstantie.
Met bedrijven die uw persoonsgegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor een passend niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Deze verwerkersovereenkomst waarborgt dat de verwerking aan de eisen van de AVG voldoet. Daar waar wij als verwerkingsverantwoordelijke handelen blijven wij evenwel onverminderd verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Welke partijen gegevens ontvangen die u via de website aan ons geeft, staat bij Onze website en uw privacy.

Wij respecteren uiteraard de rechten die de AVG u heeft gegeven en die u tegenover ons als verwerkingsverantwoordelijke kunt uitoefenen. Bij de uitoefening van uw rechten zullen wij u naar beste kunnen faciliteren.
Hieronder informeren wij u over uw rechten en de wijze waarop u er een beroep op kunt doen:

Inzagerecht
Wilt u weten welke gegevens wij van u hebben? U heeft het recht om dat aan ons te vragen.

Correctie- en verwijderingsrecht
Kloppen bepaalde gegevens van u niet, dan kunnen we deze voor u wijzigen of wissen. U heeft het recht ons dat te verzoeken. In sommige gevallen moeten wij uw verzoek afwijzen, bijvoorbeeld als wij wettelijk verplicht zijn uw gegevens te bewaren of als bewijs bij klachten.

Recht van bezwaar
Verwerken wij uw persoonsgegevens op grond van een zogeheten ‘gerechtvaardigd belang’, dan heeft u het recht daar bezwaar tegen te maken.
Maken wij gebruik van uw persoonsgegevens om u te informeren over onze activiteiten (met name bij “direct marketing”), dan honoreren wij uw bezwaar altijd. Uw gegevens zullen dan niet langer voor dat doel worden gebruikt.
Als u bezwaar maakt tegen andere vormen van gebruik van uw persoonsgegevens, dan zullen wij per geval nagaan of we aan uw bezwaar tegemoet kunnen komen.

Recht op beperking
U heeft in sommige gevallen ook recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Dit houdt in dat wij de verwerking van uw gegevens tijdelijk “bevriezen”. Wij zorgen er dan voor dat uw gegevens niet zonder uw toestemming worden gebruikt. U kunt dit recht bijvoorbeeld inroepen in afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek.

Recht op dataportabiliteit
Als wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming of als er met u een overeenkomst is gesloten, dan heeft u het recht om deze door u digitaal verstrekte gegevens terug te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. U bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.

Intrekken van toestemming
Als wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, dan heeft u altijd het recht om uw toestemming in te trekken.

Recht m.b.t. geautomatiseerde besluitvorming
U heeft het recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming indien uw persoonlijke belang daardoor in aanmerkelijke mate zou worden geraakt.

Uitoefening van de hiervoor genoemde rechten

Indien u uitvoering wenst te geven aan een van de hiervoor genoemde rechten, kunt u zich wenden tot servicedesk@openline.nl of 043 850 7340
Wij zullen binnen de door de AVG voorgeschreven termijn op uw verzoek reageren. Indien nodig zullen wij u vragen uzelf adequaat te legitimeren.

Verwerker

In de gevallen waarin wij handelen als verwerker zullen wij uw verzoek doorverwijzen naar onze opdrachtgever, die vervolgens verantwoordelijk is voor de afhandeling van uw verzoek.

Klachtrecht Persoonsgegevens

Heeft u klachten over de verwerking van persoonsgegevens of over onze wijze waarop wij met uw rechten omgaan? Neem dan schriftelijk, telefonisch of per e-mail contact met ons op. Wij zullen in dat geval uw klacht zorgvuldig behandelen en er naar streven een oplossing voor uw klacht te treffen.

Desgewenst kunt u zich met uw klacht ook wenden tot de door Open Line aangestelde functionaris voor gegevensbescherming (FG). Deze is bereikbaar via fg@openline.nl.

U heeft tevens altijd het recht uw klacht voor te leggen aan de officiële wettelijke toezichthouder van de AVG. Ieder land heeft een eigen toezichthouder. Het concern waar al onze bedrijven genoemd in deze privacyverklaring deel van zijn, heeft het hoofdkantoor te Maastricht-Airport, Nederland. In verband daarmee is de Autoriteit Persoonsgegevens de leidende autoriteit.

Overzicht van toezichthouders

Hieronder is een overzicht opgenomen van de toezichthouders in de landen waarin wij gevestigd zijn.

Nederland
Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
Phone: +31 (0)88 - 1805250
Site: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

Verenigd Koninkrijk
Information Commissioner’s Office (ICO)
Phone: +44 (0)303 123 1113
Site : https://ico.org.uk

Spanje
Spanish Data Protection Authority (AEDP)
Phone. + 34 901 100 099 - 912 663 517
Site : https://sedeagpd.gob.es

Slovenië
Information Commissioner of the Republic of Slovenia
Phone: ++386 1 2309730
Site: https://www.ip-rs.si

Oostenrijk
Austrian Data Protection Authority (DSB)
Site: https://www.data-protection-authority.gv.at